Je tu další příspěvek našeho bloggera Štěpána Kudláčka! Štěpána baví nacházet v pedagogice nové nevyšlapané cesty a rád o tom mluví. Dnes představuje své zkušenosti z oblasti organizace práce a také přináší několik tipů pro lepší time management.
S každým krokem v životě bude souviset nějaké organizování. Organizování narozeninové oslavy, svatby nebo také dovolené. Tímto to samozřejmě nekončí, a mohl bych takto vyjmenovávat až do konce seriálu Ulice, tudíž do nekonečna. V tomto článku se podíváme na to, jakým způsobem chápu organizování já a jak k tomu přistupuji.
Jak se z toho všeho řízení nezbláznit?
Psychologií time managementu, projektových řízení nebo osobní produktivitou se zabývá hromada lidí a každý si navrhne trochu jiný postup. Žádné řešení není univerzální a je otázkou, zdali vám sedí něčí řešení, nebo si jen od daného člověka pořídíte mapu a vydáte se na vlastní polní cestu. V mém případě jsem vyzkoušel vše od GTD přes time-boxing až po jednoduché To Do listy. Vezmu-li od každého kousek, jsme vlastně u mého organizování práce a času. Má situace je trochu specifická, protože v práci s týmem komunikuji trochu jinak než v soukromí, a mé pracovní úlohy jsou zase jiné než studijní. Ovšem řád, jakým to vedu, je na podobném principu.
Vyzkoušel jsem inbox
Jedna z částí GTD (Getting things done - mít vše hotovo) je inbox. Pakliže vás tohle slovo minulo nebo jste jej jen nikdy nepoužili, tak je to místo na nepořádek. Je to místo na všechny úkoly, které si jednou za čas vyčistíte, úkoly naplánujete a jedete zase dál. Takové místo může být kdekoliv. Vyhovuje vám sešit? Využijte jednoduše papír. Jestli vám vyhovuje mít systém v počítači/tabletu/mobilu, tak zvesela do toho. Osobně využívám produkty od dvou společností – připomínky, poznámky od Apple a pak nejvíce asi Google produkty (ano, je to trochu paradox). Velká síla v Googlu je jeho nezávislost na zařízení. Můžu být kdekoliv na světě, a pokud mám internet, mohu se kouknout, kdy mě čeká schůzka, kdy mám dodělat zápočtový úkol nebo odevzdat práci. Jako svůj odkládací pult používám hlavně Google Keep. Je to program na poznámky, kde se dají krásně poznámky sdílet s ostatními, mohu si je označit štítky a korespondují s úkolovníkem od Googlu, kalendářem nebo s e-mailem. Čistit inbox však nejde jen jednou měsíčně. Aby byl systém pro vás důvěryhodný, musíte mu věřit. To znamená, že se musí stát vaší další pamětí a dělat si revize (= rozčlenit a posunout věci z inboxu, vyřešit e-maily, zkontrolovat data a příp. naplánovat další týden) každý týden nebo lépe dvakrát v týdnu.
Vykašlete se na e-maily!
Ať už pracujete v korporátu, ve státním sektoru, podnikáte nebo studujete, máte hromadu e-mailů, které vás jednoduše brzdí. I když jich nemám tolik, musel jsem je začít třídit. Mojí oblíbenou se stala metoda zero inbox. Co to je? Metoda zero inbox slouží zejména pro zprávy, které nepotřebují odpověď hned. Můžete mi odporovat, protože e-mail může být hlavním komunikačním kanálem. Chvilku počkejte… Hned to vše vysvětlím. Zmíněná metoda rozděluje zprávy (e-mail) na několik sekcí. Sekce jsou na vás, ale osobně volím e-maily podle priority. Nejvíce prioritní jsou důležité s hvězdičkou. Následují důležité, nepřečtené a ostatní. Do nepřečtených mi neskáčou již vyřazené newslettery, jízdenky, daňové doklady, apod. Tyto maily jdou rovnou do svých štítků a štítky si následně jednou za čas zkontroluji. Nepřečteným příp. dávám prioritu, nedůležitost nebo je označím jako spam.
Výhody?
Již ušetřený čas je velkou výhodou. Následně mám velkou jistotu, že někoho nepřehlédnu, protože pokud na člověku záleží, již jej mám filtrem zařazeného do důležitých nebo prioritních a tam odepisuji hned nebo třeba do 24 hodin. Co není důležité nebo prioritní, tak řeším posléze.
Všem úkolům přiřazovat prioritu
Každá činnost si zaslouží svou prioritu. Něco nemá důležitost, tak to prostě neudělám nebo později. Každý, kdo řekne, že nemá čas, tak LŽE. Vše je otázkou priorit a stejný případ je s prací. Každá činnost, která se dá delegovat, tak by měla být delegovaná. Sám hromadu věcí přehazuji na lidi, kteří to udělají rychleji, efektivněji nebo lépe. Jeden z nejlepších nástrojů na prioritizaci je Eisenhowerova matice. Pakliže nepotřebuji úkol udělat, je lepší si jej nechat na konec. Vždy raději jako první snězte žábu, resp. udělejte nejdůležitější věc hned z rána, i když je sebevíce nepříjemná.
Neplánovat milion jedna činností
Hlavní mýtus hromady školitelů na time management/osobní produktivity je množství hotových úkolů. Prosím vás, nechoďte s prázdnou miskou a nečekejte, že vás někdo ocení. Méně je někdy více, a to platí i v tomto případě. Nepotřebujete udělat 20 úkolů denně jen pro pocit štěstí a dostatek endorfinu v krvi. Vyberte si ty nejdůležitější a naplánujte si jejich splnění.
Štěpán Kudláček
Comments